Metoda Kanban to system wizualnego zarządzania produkcją i łańcuchami dostaw. Została pierwotnie opracowana w przemyśle wytwórczym jako sposób na optymalizację zapasów i skrócenie czasu realizacji. Kanban może być stosowany w każdym procesie, w którym istnieje popyt, ograniczone zasoby i nadwyżka zdolności produkcyjnych. Obejmuje to prawie każdy proces biznesowy. Obecnie metoda Kanban jest stosowana w niemal każdej branży w celu poprawy wydajności i redukcji marnotrawstwa. Przyjrzyjmy się bliżej, jak można wdrożyć technikę Kanban do procesów w zespole.

Czym jest Kanban?

Kanban to japońskie słowo, które tłumaczy się jako “szyld” lub “billboard”. Metoda Kanban została po raz pierwszy opracowana przez inżynierów Toyoty w latach 50. ubiegłego wieku w celu poprawy zarządzania zapasami. Metoda Kanban to wizualny system zarządzania, który wykorzystuje “kartę” lub “kanban” do sygnalizowania, kiedy należy rozpocząć pracę, kiedy zrobić przerwę i kiedy ją przerwać. Kanban umieszcza się na końcu przenośnika taśmowego, który transportuje materiały z jednej stacji roboczej do drugiej. Każda stacja ma swój własny pojemnik z kartami, które reprezentują, ile jednostek powinno zostać przetworzonych na danej stacji. Kanban może mieć dowolną formę, od karty, przez pojemnik, po papierową deskę. Ważną rzeczą w kanbanie jest to, że musi być on widoczny dla wszystkich. Dzięki temu system funkcjonuje jak dobrze naoliwiona maszyna.

Podstawy Kanban

Kluczową koncepcją metody Kanban jest utrzymywanie pracy w toku (WIP) na niskim poziomie. Kiedy zaczynasz stosować metodę Kanban, będziesz mieć stos pracy, którą musisz wykonać. Ten stos pracy nazywamy “zaległościami”. Gdy praca jest ukończona, przechodzi do następnego kroku w procesie. Musisz stworzyć miejsce, aby przenieść nową pracę do procesu poprzez oczyszczenie zaległości. Zaległości to twój przewodnik po tym, co należy wyprodukować w następnej kolejności. Może to być wszystko, od listy rzeczy do zrobienia po narzędzie do zarządzania projektami, takie jak JIRA lub Trello. Niezależnie od tego, czego używasz, backlog kontroluje twój WIP, wskazując, jaka praca powinna być przetwarzana w następnej kolejności.

Spis treści

Krok pierwszy: Oszacuj wielkość swojego backlogu

Pierwszym krokiem we wdrażaniu metody Kanban jest dokładne oszacowanie, jak długi jest backlog. Może to być trudne dla zespołów, które nie używają backlogu. Jeśli masz już backlog, to przejdź do następnego kroku.

Spróbuj rozbić backlog pozycja po pozycji. Na przykład, jeśli masz jeden duży projekt, podziel go na mniejsze części, które mogą być ukończone w ciągu jednego do dwóch tygodni. Jeśli nie masz jeszcze backlogu, stwórz go. Backlogiem może być wszystko, od standardowej listy rzeczy do zrobienia po narzędzie do zarządzania projektami, takie jak JIRA czy Trello. Kiedy praca zostanie ukończona i przeniesiona do kategorii “zakończona” lub “zamknięta”, zaznacz ją na swoim backlogu.

Krok drugi: Określ limit swojej kolejki

Kolejnym krokiem w metodzie Kanban jest określenie maksymalnej liczby elementów, które powinny znajdować się w Twojej kolejce WIP w danym momencie. To może być podstępne, ponieważ liczba przedmiotów w kolejce będzie się zmieniać w zależności od kilku czynników, takich jak rozmiar przedmiotów i czas potrzebny na przeniesienie przedmiotów od początku do końca. Powinieneś również rozważyć, jak długo potrwa, aby elementy w backlogu przeszły przez kolejkę. Nazywa się to “czasem cyklu”. Możesz określić czas cyklu, obliczając średni czas potrzebny do przesunięcia elementu przez cały proces.

Aby sprawdzić, jak długa jest Twoja kolejka, umieść linijkę na górze kartek w kolejce. Teraz zacznij przenosić kartki z górnej części kolejki do procesu. Zmierz długość kolejki od góry pierwszej kartki w kolejce do ostatniej kartki w kolejce. Długość kolejki reprezentuje maksymalną liczbę elementów, które powinny znajdować się w kolejce w danym momencie.

Krok trzeci: Zaangażuj się w kadencję wyciągania pracy z kolejki

Ostatnim krokiem metody Kanban jest ustalenie kadencji dla tego, jak często wyciągasz kartki z kolejki. Ważne jest, aby być konsekwentnym w tej kadencji, aby członkowie zespołu wiedzieli, kiedy mogą spodziewać się kolejnej pracy. Zasadą jest wyciąganie elementów pracy z góry kolejki w zależności od jej długości.

Nigdy nie powinieneś pozwolić, aby kolejka przekroczyła połowę jej długości. Jeśli tak się stanie, to albo produkujesz pracę zbyt szybko, albo masz zbyt wiele elementów w kolejce. Jeśli masz zbyt wiele elementów w kolejce, to rozważ upuszczenie elementów, których przejście przez proces trwa zbyt długo.

Wnioski

Aby uzyskać najlepsze rezultaty, metoda Kanban powinna być stosowana do procesu wizualnego. Oznacza to, że cały proces jest widoczny dla każdego, kto jest w niego zaangażowany. Metodę Kanban można zastosować do prawie każdego procesu, ale najlepiej sprawdzi się ona w środowisku, w którym występują następujące warunki: – Popyt przewyższa zasoby – Istnieje duża nadwyżka zdolności produkcyjnych – Istnieje potrzeba ciągłego doskonalenia – Każdy chce dobrze wykonywać swoją pracę.

Kanban działa najlepiej w produkcji i operacjach łańcucha dostaw. Jeśli Twoja organizacja ma jakikolwiek przewidywalny przepływ pracy, to Kanban może być zastosowany do prawie każdego procesu. Należy pamiętać, że Kanban nie rozwiązuje problemów. Jest to metoda zarządzania problemami. Jeśli Twój zespół boryka się z poważnymi problemami, przed zastosowaniem Kanbana najlepiej porozmawiać z ekspertem.